사용자 가이드

강력한 메일 보안 기능


승인메일 기능 활용하기

* 승인 메일 기능은 Enterprise 플랜 구독자에 한해 활용할 수 있는 기능입니다.

오피스 플러그인 승인 메일이란?

  • 오피스 플러그인은 기업이 설정한 메일 발송 정책에 따라 메일 내 파일이 첨부된 경우 혹은 외부 수신자가 포함되어 있는 경우 승인권자의 승인이 있을때만 메일을 외부로 발송할 수 있게 지원하는 승인 메일 기능을 제공합니다.
  • 즉, 외부로 발송되는 이메일에 첨부 파일(일반 혹은 대용량 파일)이 포함되어 있거나 외부 수신자 혹은 외부 관련자가 포함되어 있다면 승인권자의 승인을 받아야만 이메일 발송이 가능하도록 설정할 수 있습니다.
  • 이메일에 기업 내부의 주요 자료 (ex: 디자인, 도면, 기술자료, 코드, 영업비밀 등)를 첨부해 외부로 발송하려면 승인이 완료된 이메일만 이메일 발송이 완료됩니다.


1) 이메일 발송 승인 정책 설정하기

승인 메일 기능 활성화 하기


  • 기업 내 보안 정책에 따라 이메일 발송 승인 정책을 생성하고 적용할 수 있습니다. 
  • 오피스 플러그인의 관리자 도구 → 승인 메일 → 기본 설정을 차례로 클릭합니다.
  • 승인 메일 - 기본 설정 탭을 클릭해 승인 메일 기능 사용 여부사용으로 체크합니다.
  • 승인 메일 사용 제한 조건에서 어떤 정책으로 승인 메일을 활용할 지 선택한 후 화면 우측 상단저장 버튼클릭해 변경된 사항을 저장합니다.

☑️ 승인 메일 사용 조건 - 첨부파일


1) 보내는 이메일에 대용량 파일이 첨부 된 경우

대용량 파일이 첨부된 이메일에 발송에 대해서만 승인 절차를 밟도록 설정합니다.

2) 일반 혹은 대용량 파일이 첨부된 경우

일반 파일 혹은 대용량 파일이 첨부된 모든 이메일 발송에 대해 승인을 요청하도록 설정합니다.

3) 일반 혹은 대용량 파일이 첨부된 경우와 과거 대용량 첨부 링크가 첨부된 경우

일반 파일 혹은 대용량 파일 혹은 기존에 발송한 대용량 파일 첨부 링크(오피스 플러그인 대용량 파일 첨부를 활용해 발송한 이메일 내 포함된 링크)가 포함된 이메일 발송에 대해 별도의 승인 없이는 이메일이 발송될 수 없게 설정합니다.

☑️ 승인메일 사용 조건 - 수신자

1) 보내는 이메일에 외부 수신자가 포함된 경우 별도의 승인 없이는 이메일이 발송될 수 없게 설정할 수 있습니다.

2) 보내는 이메일에 외부 수신자 혹은 외부 관련자가 포함된 경우 별도의 승인 없이는 이메일 발송을 제한할 수 있습니다.

(* 관리자 페이지에서 외부 관련자를 직접 등록할 수 있습니다.)

☑️ 승인권자 참조기능 사용 여부


승인권자 참조 기능 사용에 체크하면 승인권자가 메일 "받는 사람, 참조" 목록에 존재할 경우 승인 절차를 진행하지 않고 메일을 발송합니다.


아래 옵션은 승인권자 참조 기능이 활성화 되어 있어야 사용해야 활용할 수 있는 기능으로 수신자 목록에 내부수신자, 외부 관련자, 외부 수신자가 포함되어 있을 경우 승인권자 누락 알림 기능을 활용할 수 있는 기능입니다.

승인권자 누락 알림을 활용하면 참조자 목록에 승인권자를 자동 참조해 메일을 발송할 지 참조 없이 승인 절차를 진행할 지 선택할 수 있습니다.


1) 내부 수신자 - 참조 누락 알림 사용

수신인에 "내부 수신자" 가 포함되어 있을 경우 승인권자 누락 알림 기능을 사용합니다.

2) 외부 관련자 - 참조 누락 알림 사용

수신인이 "외부 관련자" 가 포함되어 있을 경우 승인권자 누락 알림 기능을 사용합니다.

3) 외부 수신자 - 참조 누락 알림 사용

수신인이 "외부 수신자" 가 포함되어 있을 경우 승인권자 누락 알림 기능을 사용합니다.

☑️ 미 결재 건 재알림 시간

오피스 플러그인의 승인메일 기능을 활용하면 사용자가 승인 정책 조건에 해당하는 첨부 파일 혹은 외부 수신자를 포함해 이메일을 발송 할 때 미리 지정한 결재자에게 승인 요청 이메일이 발송됩니다. 미결재 건 재알림 시간은 결재자가 승인 결재 건에 대해 응답이 없을 시 재알림을 보낼 수 있는 시간을 설정할 수 있는 기능으로 30분부터 12시간까지 시간을 설정할 수 있습니다.

2) 이메일 발송 승인 결재자 정보 지정하기

  • 앞서 설정한 승인 정책에 따라 사용자가 이메일 전송 시 이메일 전송을 승인해 줄 결재자를 지정할 수 있습니다.
  • 💡 조직도 정보가 저장되어 있지 않은 경우에는 결재자 관리 기능을 활용할 수 없습니다.
  • 아웃룩 상단의 오피스 플러그인 탭  조직도 관리 → 결재자 관리를 차례로 클릭합니다.
  • 결재자 관리 탭에서 좌측 조직도를 클릭해 결재자와 기안자 정보를 화살표 아이콘을 클릭해 추가 및 제외할 수 있습니다.

    ☑️ 결재자: 결재자로 지정하려는 사람을 클릭 후 화면 상단부의 [ > ]를 클릭해 결재자에 추가합니다.

    ☑️ 기안자: 결재자를 지정했다면 결재자 아래 기안자 정보를 화살표 버튼[ > ]을 클릭해 추가 및 제외해 줍니다.

    결재자 및 기안자 정보를 모두 설정했다면 조직도 관리 창 우측 상단에 위치한 결재자 정보 저장을 클릭해 변경 및 업데이트 된 내용을 저장해 줍니다.

3) 이메일 발송 승인 요청 및 결재 현황 확인하기

  • 조직 내부의 이메일 전송 승인 정책에 따라 사용자가 외부 수신자에게 이메일을 전송하거나 대용량 첨부파일을 포함해 이메일을 전송하게 되면 자동적으로 이메일 전송을 위한 승인 절차가 진행되게 됩니다.
  • 자동적으로 진행된 승인 현황을 확인하려면 아웃룩 상단의 오피스 플러그인 탭 →  승인 메일 메뉴를 통해 상세 현황을 확인할 수 있습니다.


  • ☑️ 기안함
    발송 승인 요청된 이메일상세 결재 현황과 함께 조회해 볼 수 있습니다.
    • 결재 상태 (대기/승인/관리자 승인)
    • 결재자
    • 발송 결과 (대기/발송 완료)
    • 결재 일시
    • 결재 의견
  • ☑️ 결재함
    결재자 권한이 있는 사용자가 승인 요청된 이메일 항목들을 확인할 수 있는 메뉴입니다. 기안자들이 발송 승인을 요청한 이메일 항목들을 결재 현황과 함께 조회할 수 있어 대기 상태에 있는 요청 건들을 한 눈에 파악할 수 있습니다.
  • ☑️ 결재 알리
    승인 요청 건에 대한 결재 완료 현황을 알림으로 제공합니다.

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