사용자 가이드

강력한 메일 보안 기능


조건에 따라 이메일 발송 제한하기

*조건부 메일 발송 제한 기능은 Enterprise 플랜 구독자에 한해 활용할 수 있는 기능입니다.

오피스 플러그인 조건부 발송 제한 기능이란?

  • 오피스 플러그인발송 제한 기능을 활용하면 관리자가 특정 조건에 따라 직원들의 이메일 발송을 제한하거나 경고 메시지 창을 띄워 직원들의 업무 실수 혹은 기업 내 기밀 유출을 최소화할 수 있습니다. 이 발송 제한기능은 Office Plugin Enterprise 플랜에서만 제공하는 기능으로 별도로 제공되는 관리자 도구 페이지에서 IT 관리자가 기업 내부 규정에 따라 업데이트하고 관리할 수 있습니다.

1) 조건부 발송 제한 활성화 하기

  • 오피스 플러그인 관리자 도구  →  보안 및 실수 방지  →  발송제한을 클릭합니다.
  • 발송제한 탭에서는 수신자 수, 이메일 주소 및 포함 단어에 따라 이메일 발송을 제한할 수 있습니다.

발송 제한 기능 사용 활성화 하기

발송 제한  기능을 사용 여부 하단 텍스트 클릭을 통해 활성화 혹은 비활성화 할 수 있습니다.

  • 발송제한 탭 하단의 상세 정보 메뉴에서 우측 상단에 위치한 추가 버튼을 클릭합니다.
  • 발송을 제한할 상세 조건 정보 값들을 업데이트 한 이후 저장을 클릭합니다.
    (상세 조건 정보 값: 확인할 수신자 수, 확인할 메일 주소, 확인할 단어)
  • 설정 완료 이후 발송 제한 수신자 수, 이메일 주소 혹은 단어를 포함한 채 이메일을 전송하게 될 경우 직접 설정한 경고 메시지 창이 아래와 같은 포맷으로 나타나게 됩니다.

2) 조건부 발송 제한 설정하기

확인할 수신자 수 (수신자의 수에 따라 제한하기)


  • 수신자의 수가 N명 이상인 경우 이메일 발송 시 경고 메시지 창을 띄우거나 발송을 제한할 수 있습니다. 실수로 전 직원이 포함된 연락처 그룹을 수신자에 포함해 이메일을 전송하거나 (ex: 전 직원의 급여 파일을 전 직원에게 전송하는 실수), 개별 발송해야 하는 이메일을 개별 발송에 체크하지 않고 이메일을 발송하려고 할 때 이메일 발신자에게 경고 메시지 창을 띄워 메시지를 수정하게 만들 수 있습니다.

확인할 이메일 주소 (수신자에 포함된 메일 주소에 따라 발송 제한하기)


  • 특정 이메일 주소
    이메일 발송 시 특정 이메일 주소가 포함되어 있는 경우 발송을 제한하거나 경고 메시지 창을 띄울 수 있습니다.
    ex) abc@officeplugin.com, abc@blendthings.com

  • 특정 도메인 별 메일 주소
    이메일 발송 시 특정 도메인의 이메일 주소를 포함하는 경우 이메일 발송을 제한하거나 경고 메시지 창을 띄울 수 있습니다. 도메인 정보를 *@domain.com 형태로 확인할 메일 주소에 추가하면 도메인 별 이메일 발송을 제한할 수 있습니다. 
    직원들이 다른 계정으로 회사 기밀 혹은 주요 데이터를 공유 및 유출하는 것을 효율적으로 차단할 수 있습니다.
    ex) *@naver.com 혹은 *@gmail.com

확인할 단어 (메일에 특정 단어가 포함된 경우 - 제목, 내용 모두 검색)


  • 이메일 발송 시 제목 혹은 메일 본문에 특정 단어가 포함된 경우 이메일 발송을 제한하거나 경고 메시지 창을 띄울 수 있습니다.


    1) 회사 기밀 유출 방지를 원한다면?

    확인할 단어에 매출, 도안, 디자인등의 단어가 포함된 경우에는 발송을 제한하도록 알림 경고창을 띄울 수 있습니다.


    2) 인사, 노무 부서에서의 개인정보 유출 방지를 방지하고 싶다면?

    인사부에서 관리하는 급여, 인사 평가 등과 같은 임직원들의 민감한 개인정보가 포함된 이메일을 전송하는 경우 발송을 재확인 혹은 제한하도록 설정할 수 있어 직원들의 업무 실수를 최소화 할 수 있습니다.


    3) 모든 직원들에게 주요 정보 공유 전 내용을 재확인하게 하고 싶다면?

    전 직원에게 공유되는 공지와 관련된 단어가 포함된 이메일인 경우 보내기 전 내용을 한번 더 확인하고 전송할 수 있게 경고 메시지 혹은 재확인 알림창을 띄워 활용할 수 있습니다.

2) 경고 메시지 창 옵션 설정하기

  • 조건에 따라 사내 발송자에게 띄울 경고 메시지 창의 메시지를 커스터마이징 해 활용할 수 있습니다.
  • 경고 메시지 창 - 버튼 : 총 3가지의 경고 메시지 버튼 옵션을 제공합니다.

    1. 예 / 아니오

    2. 확인

    3. 확인 (발송할 수 없음)

  • 경고 메시지 창 - 제목
    경고 메시지 창의 제목을 원하는 대로 커스터마이징 해 활용할 수 있습니다.
  • 경고 메시지 창 - 내용
    경고 메시지 창이 뜨는 이유를 설명하고 송자에게 이메일의 수정 혹은 확인을 요청하는 메시지를 입력해 활용할 수 있습니다.

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